اولین گام برای شروع ترخیص کالا و دریافت اعتبار اسنادی ، با ثبت سفارش در سامانه ثبتارش رقم می خورد. این سیستم از سال 88 راه اندازی شده و متقاضیان حقیقی و حقوقی بامراجعه به سایت ثبتارش و ثبت نام و دریافت کد کاربری می توانند سفارشات خود را به صورت 24 ساعته ثبت وپیگیری نمایند .
جهت تائید ثبت سفارش با اصل مدارک ثبت سفارش نظیر مجوزها و پروفرما به سازمان بازرگانی مراجعه نموده و درصورت تائید ثبت سفارش، کارمزد ثبت سفارش به شکل سیستمی تعیین و به ترخیص کار یا صاحب کالا داده میشود ، پس از پرداخت فیش کارمزد ثبت سفارش و تائید آن توسط کارشناس، یک شماره 8 رقمی اختصاص می یابد .امروزه این سیستم ثبت سفارش به گمرک وصل است وکارشناس گمرکی بدون نیاز به برگه ثبت سفارش ، اطلاعات را تطبیق می دهد وسپس اجازه ی ترخیص کالا را می دهد.این نکته را بدانید که مدت اعتبار ثبت سفارش شش ماه است
مدارک لازم برای ثبت سفارش بازرگانی در سایت ثبتارش
یکی از پیش نیازهای ثبت سفارش ، دریافت پیش فاکتور است، پس از اخذ پروفرما باید کد فیدا یا شناسه فروشنده را درسامانه ثبتارش وارد نمایید ، مشخصات کلی اعم از ارز دولتی یا آزاد درخصوص معامله و نحوه ثبت سفارش اعم از بانکی یا غیر بانکی، مرزها و مبلغ کل پیش فاکتور راوارد می نمایید ، اگر مجوزها و استاندارد محموله را کسب کرده باشید ، اطلاعات آن راوارد سامانه می کنید، مشخصات کالا اعم از مقدار، وزن خالص و ناخالص، نوع بسته بندی، شرح فارسی و انگلیسی وکد تعرفه گمرکی را وارد مینمایید.